Die Eisenhower-Matrix hilft dir, deine Prioritäten besser zu setzen und damit deine Produktivität zu steigern. Mit der Matrix teilst du deine Aufgaben in vier Dimensionen ein: wichtig und dringend, wichtig und nicht-dringend, unwichtig und dringend und unwichtig und nicht-dringend. Lerne in diesem Beitrag, welche Aktivitäten deine Zeit und Mühe wert sind und welche nicht.
Eisenhower-Matrix Definition
Die Eisenhower-Matrix ist ein Framework für Produktivität, Prioritätensetzung und Zeitmanagement, das dir helfen soll, eine Liste von Aufgaben oder Tagesordnungspunkten zu priorisieren, indem du diese Punkte zunächst nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisierst.
Dieser Ansatz besteht darin, ein Vierfelder-Quadrat zu zeichnen, die die folgenden Dimensionen enthalten:
1) wichtig und dringend
2) wichtig und nicht-dringend
3) unwichtig und dringend und
4) unwichtig und nicht-dringend
Dann werden die Aufgaben in eines der vier Felder eingeordnet, wobei das Feld „Dringend und wichtig“ dein sofortiges Handeln erfordert.
So funktioniert die Eisenhower-Matrix
Immer, wenn du eine Aufgabe hast, durchläuft sie deine Matrix. Du wägst Folgendes ab:
Wichtig und dringend: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und Maßnahmen. Die Aktivitäten haben die höchste Priorität und sind mit klaren Fristen versehen, die bei schlechter Arbeitsqualität oder Nichteinhaltung der Frist Konsequenzen nach sich ziehen.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben haben zwar keine definierten Fristen, sind aber dennoch entscheidend für langfristige Ziele. Das sind beispielsweise persönliche Lebensziele oder langfristige Unternehmensziele. Entsprechend sollten diese Aufgaben gut durchdacht und eingeplant werden.
Dringend, aber nicht wichtig: Die Aufgaben sind zwar zeitkritisch, tragen aber nicht wesentlich zu den langfristigen Zielen bei. Hier kommt die Fähigkeit ins Spiel, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Aufgaben, die hierher gehören, können ohne größere Probleme delegiert werden (sofern möglich), da sie in der Regel als „Fleißarbeit“ wahrgenommen werden.
Weder dringend, noch wichtig: Aufgaben in diesem Quadranten sind nicht notwendig und tragen nicht zu langfristigen Zielen oder Interessen bei. Erledige diese zuletzt oder streiche sie ganz.
Der Unterschied zwischen WICHTIG und DRINGEND
Nach Eisenhower ist, was wichtig ist, selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.
Diese Unterscheidung ist ein Kernelement in der Eisenhower-Matrix und kommt dir auch ohne das Modell zugute.
Dringende Aufgaben müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Sie sind zeitkritisch und bringen uns oft genug ins Schwitzen, da sie sofort unsere Aufmerksamkeit benötigen.
Wichtige Aufgaben hingegen erlauben es, einen Schritt zurückzutreten, die Situation zu analysieren und den nächsten Schritt zu planen. Sie sind nicht zeitkritisch – und genau das ist Fluch und Segen zugleich. Denn was nicht dringend ist, wird selten überhaupt erledigt. In Konsequenz bleiben wichtige Dinge auf der Strecke. An sich ist es gut, dass die wichtigen Aufgaben keinen Druck ausüben, sodass dein Urteilsvermögen nicht eingeschränkt wird und du Luft zum Vorausplanen hast. Aber nur, wenn du die Aufgaben auch verfolgst.
Beispiele für wichtige Aufgaben
Wichtige Aufgaben sind solche, die deine Lebensziele, Grundwerte usw. betreffen. Die Gründung einer Familie zum Beispiel, die Planung einer Reise oder ein Trainingsprogramm, um gesünder zu werden.
Wie oft erledigen wir unsere wichtigste Arbeit nicht, weil uns der Kopf von unwichtigen Aufgaben raucht? Wenn wir uns nur auf zeitkritische Aufgaben konzentrieren, sehen wir nicht mehr als das, was morgen ist.
Was sind die Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix?
Wie jede Zeitmanagementtechnik hat auch die Eisenhower-Matrix sowohl Vor- als auch Nachteile. Schauen wir sie uns genauer an, damit du entscheiden kannst, ob du die Methode verwenden willst.
Vorteile der Zeitmanagement-Matrix:
- Du reflektierst darüber, wie wichtig Aufgaben wirklich sind
- Sie hilft dabei, neu zu bewerten, was dringend ist und was nicht
- Du wirst schneller in deiner Entscheidungsfindung
- Die Methode erfordert keine besonderen Vorkenntnisse und keine Einarbeitungszeit Die Einteilung der Aufgaben in die vier Kategorien lässt sich in der Regel schnell erledigen.
- Du benötigst keine besondere Ausrüstung, um die Methode durchzuführen
- Du erkennst schneller Zeitfresser (unwichtige und nicht dringende Aufgaben)
- Die Visualisierung ist einfach, schafft Ordnung und sorgt für eine klare Struktur bei der Erledigung von Aufgaben.
Nachteile der Eisenhower-Matrix:
Die Eisenhower-Matrix ist zu recht beliebt bei Berufstätigen und Studenten, doch wie alle Methoden hat sie auch ihre Schwächen. Das sind die Nachteile der Eisenhower-Matrix:
- Nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren vernachlässigt die Komplexität bestimmter Aufgaben und wie viel Zeit und Ressourcen sie kosten könnte
- In der Praxis haben dringende Aufgaben oft immer noch die Priorität, gerade, wenn es um Kundenprojekte oder kurze Deadlines geht
- Der Umgang mit konkreten Terminen wird nicht explizit angesprochen.
Übung macht den Meister
Meiner Erfahrung nach wird die Eisenhower-Matrix selten als striktes Arbeitsintrument genutzt, sondern dient eher als Gedankenstütze und wird mit anderen Methoden kombiniert. Viele Methoden, die wir in diesem Blog besprechen, können die Eisenhower-Matrix einbringen, weil wir unsere Aufgaben immer priorisieren müssen.
