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Digitaler Arbeitsplatz – So geht’s (DEEP! #015)

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Ein digitaler Arbeitsplatz ist für viele Teams heute auch nach Corona nicht mehr wegzudenken.

Ich kann hier aus ganz persönlicher Erfahrung sprechen, da ich selbst seit einiger Zeit als digitaler Nomade in Bali lebe und hier auch ersteinmal bleiben werde. Mit meinen Partnern und Kollegen aus Deutschland arbeite ich komplett aus der Ferne. Daher möchte ich dir hier meine Erfahrung und Best Practices auf den Weg geben.

Du lernst heute was einen guten digitalen Arbeitsplatz ausmacht, was er beinhaltet und wie eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet werden kann.

Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?

Einfach ausgedrückt, ist ein digitaler Arbeitsplatz eine virtuelle Arbeitsumgebung. Er entspricht dem physischen Raum, nur dass er virtuell ist. Teams arbeiten remote mithilfe von digitalen Anwendungen, Cloud Computing und anderen Technologien zusammen. Im Extremfall sogar zu 100 % aus der Ferne.

Wie ein physisches Büro spielt auch ein virtueller Arbeitsplatz eine wichtige Rolle, um Mitarbeiter einzubinden, um Effizienz zu gewährleisten und um eine gesunde Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Deshalb muss er richtig verwaltet und gepflegt werden.

Die Schlüsselfaktoren für einen digitalen Arbeitsplatz sind:

Menschen: Genau wie am echten Arbeitsplatz sollten die Menschen und damit die Arbeitsplatzkultur an an erster Stelle stehen, denn immerhin müssen diese zufrieden sein, um produktiv zu arbeiten. Das ist ein Grund dafür, dass auch nach dem notgedrungenden Corona-Homeoffice die Remote-Arbeit weiterhin möglich sein wird.
Technologie: Stellt sich die Frage: Was verbindet die Menschen miteinander? In den letzten 20 bis 30 Jahren haben sich neue und aufregende Technologien rasant weiterentwickelt und Toolset von Teams extrem erweitert. Durch das Internet brauchen wir keinen physischer Raum mehr zum Arbeiten. Kommunikation kann augenblicklich über Tausende von Kilometern hinweg stattfinden. Informationen können nahezu in Echtzeit gespeichert, abgerufen und weitergegeben werden.
Management: Schließlich müssen wir Mensch und Technik koordinieren. Eine digitale Arbeitsumgebung erfordert ein System, mit dem sich jedes Projekt verfolgen lässt, insbesondere wenn Teammitglieder (*wie auch in meinem Fall)* von mehreren Standorten aus koordiniert werden. Wir brauchen Formen des Projektmanagements, um den Fortschritt von Anfang bis Ende zu überwachen, dabei sollten Arbeitsabläufe klar und deutlich abgebildet sein und stetig verbessert werden. Ich spreche betont von Projektmanagement, um mehr Spielraum für agile Arbeitsformen und hierarchielose Strukturen zu lassen.

Ich arbeite in agilen Rollenstrukturen ohne direkte Hierarchien, aber jedes Unternehmen weiß selbst am besten, wie es Teams und Abteilungen organisiert.

Was beinhaltet ein digitaler Arbeitsplatz?

Der digitale Werkzeugkasten besteht aus allen Technologien und Werkzeugen, die du brauchst, um einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes aufzubauen. Ich liste euch die folgenden Bereiche auf, mit denen du einen umfangreichen digitalen Arbeitsplatz aufstellen kannst. Du kannst es dir ein bisschen wie eine Checkliste vorstellen:

Kommunikation: Mit welchen Tools sprechen wir miteinander?

Du kennst Microsoft Teams, Zoom und Slack mit Sicherheit spätestens seit Corona.

Messaging- und Video-Konferenz-Tools machen Echtzeit-Austausch am digitalen Arbeitsplatz überhaupt erst möglich. Ja, die E-Mail ist ein Dauerbrenner, aber Instant Messenger wie Slack, Teams und auch WhatsApp sind in der Unternehmenskommunikation so sehr Standard wie Klopapier auf Unisextoiletten.

Was übrigens super praktisch für kleinere und günstige Laptops praktisch ist: fast alle Anwendungen (Word, Excel, Outlook etc.) kannst du auch aus dem Browser heraus aufrufen, dass du die Programme lokal installieren musst. Dabei hast du Zugriff auf Dokumente und Dateie und kannst diese von der Ferne aus bearbeiten.

Kollaboration & Produktivität: Wie arbeiten wir effizient zusammen?

Die beliebtesten Tools, die den Mitarbeitern helfen, effizient zu arbeiten, sind Textverarbeitungsprogramme, Präsentationssoftware, Tabellenkalkulationen, Aufgabenmanagement-Tools usw. Beispiele hierfür sind Google Docs, Office 365, Trello und viele mehr.

Wissenstransfer: Wie halten wir Informationen fest und geben sie weiter?

Hier geht es speziell um den Austausch von Informationen. Blogs, Intranet und Knowledgebases.

Anwendungen: Mit welcher Software verwalten wir das Unternehmen?

Es gibt eine Reihe von Unternehmenssoftware, die ein Unternehmen in Erwägung ziehen muss, sie gehören in digitale Arbeitsplätze, aber auch in klassische Arbeitsmodelle von heute. CRM ist eine der zentralsten Anwendungen, die Unternehmen benötigen. Daneben gibt es ERP-Systeme, HR-Systeme, Spesenabrechnungen usw., die es den Mitarbeitern ermöglichen, online auf mehrere Anwendungen zuzugreifen, ohne von einer Person oder Abteilung abhängig zu sein.

Mobilität: Mit welchen Geräten sind wir verbunden?

Als digitaler Nomade kann ich ein Lied davon singen: An meinem digitalen Arbeitsplatz muss ich mit verschiednenen Geräten wie deinem Smartphone und Laptop Zugang zum Unternehmen haben. Deine Geräte müssen dabei gebenenfalls über einen VPN am Firmennetz angeschlossen sein.

Cloud-Migration am digitalen Arbeitsplatz

Die ist Cloud als etwas, das über allem schwebt. Sie ermöglicht den mobilen Zugang zu Daten, die Zusammenarbeit mit Google Docs und auch erwähnte Anwendung von Microsoft Produkten im Browser.

Die Datenablage funktioniert beispielsweise hervorragend mit SharePoint, OneDrive und Google Cloud. Alles ist ortsunabhängig und Cloud-basiert und somit immer verfügbar und über alle Geräte hinweg synchronisiert.

Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes

Ich bin mir ziemlich sicher, dass es in der deutschen Wirtschaft noch viel mehr kritische Stimmen gegebenüber Remote-Work und Digital Workplaces gegeben hat. Nachdem viele Arbeitgeber nun sehen, dass die Produktivität nicht einreißt und einigen Studien zufolge sogar erhöht wird, sind Unternehmer heute viel offener. Viele stehen schon mit einem halben Bein im Digital Workspace oder haben sogar schon alle Mittel, um theoretisch wieder auf remote umzustellen. Investitionen und Remote-Strategien sind also gar keine so große Hürde mehr, wie früher.

Schauen wir uns mal die Learnings der letzten zwei Jahre an und was nun bewiesene Vorteile von digitalen Arbeitsplätzen sind:

  1. Es verbessert die Kundenerfahrung
    Am digitalen Arbeitsplatz ist es für die Mitarbeiter einfacher, auf die Bedürfnisse und Anliegen der Kunden einzugehen. Das liegt daran, dass alle notwendigen Informationen leicht verfügbar sind. Sie können die Kunden viel besser und flexibler bedienen.
  2. Es zieht Talente an
    Schon vor der Pandemie zogen viele Arbeitnehmer flexible Arbeitszeiten vor. Jetzt ist sie zur Pflicht geworden. Über 60 % der Arbeitnehmer würden sich für einen Arbeitsplatz entscheiden, der die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht, auch wenn er schlechter bezahlt wird.
  3. Die Mitarbeiter sind produktiver und zufriedener
    Auch hier nochmal die Pandemie als Beispiel: Die Unternehmen waren besorgt, dass ihre Mitarbeiter nicht effizient arbeiten würden, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Doch die Zahlen sprechen eine andere Sprache. Die meisten Unternehmen haben nach der Einführung einer starken Strategie für den digitalen Arbeitsplatz tatsächlich einen Produktivitätsanstieg verzeichnet. Die Einrichtung von Social-Media-Tools für die interne Interaktion beispielsweise fördert die Kommunikation und die Zufriedenheit.
  4. Es reduziert die Betriebskosten
    Ein digitaler Arbeitsplatz braucht eigentlich keine physische Infrastruktur mehr. Die Kosten für den laufenden Betrieb (IT-Infrastruktur, Ressourcen, Reisen, Telekommunikation usw.) sind viel geringer als bei herkömmlichen Methoden.

Schritte für den Einstieg in einen digitalen Arbeitsplatz

Schritte zur Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes
Die effektive Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umgestaltung der Mitarbeitererfahrung. Dazu musst du verstehen, was zu tun ist und wie es funktioniert. Nachfolgend finden Sie einige Schritte, die Ihnen den Einstieg erleichtern werden:

1. Zum Anfang prüfe, wo ihr derzeit steht
Die Bewertung des aktuellen Status der Arbeitskultur hilft, einen Fahrplan zu erstellen. Notiere, wie dein Team im Moment arbeitet und es besser laufen könnte. Diese Bewertung hilft bei der Auswahl der Werkzeuge, die brauchst, um auf den digitalen Arbeitsplatz umzustellen.
2. Arbeite an der Strategie
Auf der Grundlage deiner Bestandsaufnahme baust du eine Strategie mit Zielen und Prioritäten auf. Easy.
3. Als nächstes wählst du die benötigten Technologien aus
Jetzt ist es an der Zeit, alle benötigten Tools und Technologien in die engere Wahl zu nehmen. Einige habe ich dir heute in dieser Folge bereits genannt.
4. Dann stellst du die Anleitungen und Schulungen bereit
Für alle Teammitglieder ist dies eine neue Erfahrung. Die Umstellung kann eine gewisse Zeit und Schulung erfordern, insbesondere wenn neue Technologien eingeführt werden. Kommuniziert diese im Team und biete die erforderlichen Schulungen an.
5. Und zu guter Letzt: Optimierung
Wie alles andere auch, muss der digitale Arbeitsplatz kontinuierlich bewertet und verbessert werden. Leistungskennzahlen helfen zu verstehen, was funktioniert und was nicht.

Digitale Arbeitsplätze der Zukunft

Mitarbeiter sind eher bereit, zusammenzuarbeiten und anspruchsvolle Projekte zu übernehmen, wenn sie von ihrer Arbeit begeistert sind.

Darum ist die Employer Experience, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden eben so wichtig: Sie sind für die hervoragende Qualittät von Service und Produkt zuständig und sind auch potentiell die ersten Markenbotschafter eines Unternehmens. Mit einem Lächeln im Gesicht sind sie definitiv gern gesehene Kunden-Support-Angestellte.

Und jetzt denk mal an Augmented und Virtual Reality, Metaverse und all den Technologien, die theoretisch eine digitale Arbeitswelt von morgen mitgestalten? Digitale Arbeitsplätze der Zukunft sind keine Video-Calls und Cloud-Dienste, sondern virtuelle Echtzeit-Erfahrungen. Vielleicht träume ich zu sehr, aber ich find das super spannend.

Plattformen zur Einbindung der Mitarbeiter sowie Anerkennungs- und Belohnungssysteme können die Arbeitsmoral verbessern. KI-Technologien, darunter Chatbots, virtuelle Assistenten und konversationelle Benutzeroberflächen, können Menschen dabei helfen, durch die Automatisierung von Routineaufgaben intelligenter und schneller zu arbeiten. KIs können proaktiv sinnvolle Inhalte und Fachwissen bereitstellen. Und intelligente interne Talenttools können mithilfe von Matching-Algorithmen die richtigen Fähigkeiten und Rollen für ein bestimmtes Projekt finden.

All diese Elemente helfen den Mitarbeitern, einen Sinn in ihrer Arbeit zu finden, besser mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten und ihr Engagement am Arbeitsplatz zu verbessern.

Fassen wir zusammen, Digitale Arbeitsplätze sind die Gegenwart und die Zukunft unserer Arbeitswelt. Wie sie heute aussehen, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und auch die nächsten Jahre werden spannende Möglichkeiten für Arbeitgeber bieten.

Das wars auch schon wieder für heute. Was denkst du zum Thema Digitale Arbeitsplätze? Schreib mir gerne eine E-Mail mit deiner Meinung! Ich freue mich von dir zu hören.

Hast du auch was zu sagen und Bock auf eine Folge mit uns?

Schreib uns eine Nachricht an podcast@betaphase.blog. Wir freuen uns, von dir zu hören!